O certificado de conclusão do ensino médio como documento de arquivo

Para entender melhor do que trata a Arquivologia e compreender a importância da disciplina de Diplomática e Tipologia Documental é necessário entender alguns conceitos.

Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística Arquivologia é a “Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.”. Aqui você vai conhecer um pouco mais da nossa área, e verá o quão indispensável ela é.

Para começar iremos falar um pouco sobre o conceito de documentos. O documento em si é apenas uma unidade de registro de informações, independente do suporte que ela esteja (papel, plástico, digital, etc.), já o documento de arquivo é aquele produzido ou recebido pelas instituições e que são guardados como prova de suas atividades.

Outro conceito muito importante e que irei introduzir é o conceito de proveniência e o conceito de produtor arquivístico.

Você deve estar se perguntando o que vem a ser tudo isso, ou o porquê da abordagem de todos esses conceitos.

Para um melhor entendimento vou utilizar como exemplo um dos documentos que você provavelmente utilizou para efetuar o seu registro na Universidade: o certificado de conclusão do ensino médio. Qual seria a proveniência desse documento? Quem seria o produtor arquivístico dele?

Modelo de certificado. Fonte: aqui

Você poderia pensar que a proveniência é a origem do documento, e que o produtor é quem fez esse documento. Logo as possíveis respostas seriam: a escola onde você estudou, a instituição onde foi elaborado o certificado, o Ministério da Educação, e inúmeras outras.

Infelizmente todas elas estariam erradas!

A proveniência é onde o documento nasce arquivisticamente, já o produtor arquivístico não é quem fez/emitiu o documento, mas sim quem precisa do documento e o guarda como prova. Logo, a proveniência e o produtor arquivístico é você. Isso mesmo! VOCÊ!

É você quem irá usar esse documento. É você, proprietário, quem irá guardar esse certificado como prova de que concluiu o ensino médio. É você quem irá guardar esse certificado para utilizá-lo como um dos requisitos básicos no momento da matrícula. A instituição de ensino apenas foi o emissor desse documento.

Você percebeu a diferença? Você conseguiu entender que sempre fazemos uso desses documentos sem perceber que eles tem uma função muito maior, uma função arquivística? A arquivologia está presente nas nossas vidas nos mínimos detalhes.

Fontes: http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf