Arquivo Central da UnB

Na sexta-feira passada (25/08), tivemos uma aula no Arquivo Central (ACE) da UnB, nesse dia nos foi passada uma atividade de análise do arquivo, para isso houve uma divisão de funções dentro do grupo: dois alunos tornaram-se jornalistas (Josué e Hugo); dois eram apenas observadores (Alexandre e Isabela) e deviam analisar o arquivo intermediário e o permanente; uma era analista tecnológica (Aline C.); uma era a investigadora (Aline A.); e um era o relator (Yago), que devia juntar todas as informações transmitidas pelo restante do grupo.

Algumas lições foram aprendidas, a nosso ver, a mais importante foi a identificação da tipologia documental, que se constitui na razão do documento estar no arquivo, ou seja, a função que a espécie documental terá para o fundo mantenedor. Dessa forma, a função que a espécie documental tem para o arquivo não, necessariamente, está relacionada ao assunto do documento, pois os motivos para a guarda, geralmente, são diferentes da razão de criação do documento de arquivo.

Por exemplo, um professor universitário foi convidado para participar de uma conferência em um estado brasileiro, normalmente diríamos que o assunto do documento seria “Viagem para conferência ‘X’ ”, porém o assunto correto seria “Autorização de afastamento da universidade” e os documentos de arquivo formadores desse processo poderiam ser guardados para prestação de contas por parte do docente, logo a nossa tipologia seria: Autorização de afastamento da universidade para prestação de contas. Reparem que o documento nasceu com uma função e será mantido no arquivo por causa de outra totalmente diferente.

Mas, voltando à atividade: temos que fazer um relatório que responda aos questionamentos passados pelo professor:

- Quais as espécies documentais existentes no ACE?

- Quais as correspondentes funções de tais espécies?

- Quais os tipos documentais existentes no ACE?

- Relacione as séries documentais do arquivo do ACE com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das três idades.

- Sugira um plano de classificação para os documentos do ACE

- Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no ACE?

Para realizar essa atividade, identificamos três espécies documentais:

Estatuto do Centro Acadêmico

                                                            

 Conciliações Bancárias

Contas Telefônicas

Observação: As imagens são meramente ilustrativas.

ESPÉCIE DOCUMENTAL	FUNÇÃO	TIPOLOGIA	CICLO DE VIDA (Idades documentais)
Estatuto do Centro Acadêmico (CA)	Regular o funcionamento do CA	Estatuto do CA para regular o funcionamento	Permanente  (3ª Idade)
Conciliações Bancárias	Controle financeiro	Conciliações bancárias para controle financeiro	Intermediário  (2ª Idade)
Contas telefônicas	Comprovação de pagamentos	Contas telefônicas para comprovação de pagamentos	Intermediário  (2ª Idade)

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Fundo	Espécie Documental	Função
UnB	Estatuto do Centro Acadêmico (CA)	Regulação de funcionamento
UnB	Conciliações Bancárias	Controle financeiro
UnB	Contas telefônicas	Comprovação de pagamentos

Regulação de funcionamento: normas e regras que devem ser respeitadas pelos Centros Acadêmicos.

Controle financeiro: avaliação da condição financeira da instituição.

Comprovação de pagamento: resguardar a instituição contra medidas judiciais.

Por fim, para finalizarmos essa primeira atividade, é necessário sugerir ações que podem ser implementadas no ACE. A primeira sugestão é uma maior divulgação por parte dos colaboradores do arquivo. Os dois jornalistas do grupo tinham o papel de perguntarem aos discentes da UnB o que eles sabiam sobre o arquivo, as respostas demonstraram que a nossa comunidade acadêmica tem pouco conhecimento do papel e da importância do ACE. Outra sugestão é disponibilizarem um passo a passo do caminho que os documentos fizeram para chegar ao arquivo, pois é imprescindível termos uma noção do todo para, assim, entendermos a razão que fez determinado documento ser guardado, seja permanentemente ou transitoriamente.