Elaboração das Postagens

No mesmo dia da aula no Arquivo Central da UnB, foi passada uma terceira atividade: demonstrar as fases de elaboração das postagens exigidas pelo professor. São elas:

1 - Atividade enviada ao blog pelo professor;

2 - Um integrante comunica aos outros que irá se responsabilizar pela atividade;

3 - Integrante responsável realiza a atividade e passa um prazo para os outros realizarem modificações e acréscimos;

4 - Postagem no blog do grupo;

5 - Inclusão do link no blog da disciplina (blog do professor).

SOS Diplomática - Um Novo Fundo Documental

A segunda atividade passada pelo professor no mesmo dia da aula no Arquivo Central da UnB, consiste em pensarmos no grupo “S.O.S. DIPLOMÁTICA” como um fundo arquivístico, destacando todos os documentos produzidos por nós.

O primeiro documento foi uma lista criada pelo nosso monitor Hugo para inclusão dos nomes dos integrantes do grupo, o número do telefone e os e-mails.

Os outros documentos foram os rascunhos referentes à atividade do McByte e, por fim, as postagens do grupo e as postagens individuais.

Arquivo Central da UnB

Na sexta-feira passada (25/08), tivemos uma aula no Arquivo Central (ACE) da UnB, nesse dia nos foi passada uma atividade de análise do arquivo, para isso houve uma divisão de funções dentro do grupo: dois alunos tornaram-se jornalistas (Josué e Hugo); dois eram apenas observadores (Alexandre e Isabela) e deviam analisar o arquivo intermediário e o permanente; uma era analista tecnológica (Aline C.); uma era a investigadora (Aline A.); e um era o relator (Yago), que devia juntar todas as informações transmitidas pelo restante do grupo.

Algumas lições foram aprendidas, a nosso ver, a mais importante foi a identificação da tipologia documental, que se constitui na razão do documento estar no arquivo, ou seja, a função que a espécie documental terá para o fundo mantenedor. Dessa forma, a função que a espécie documental tem para o arquivo não, necessariamente, está relacionada ao assunto do documento, pois os motivos para a guarda, geralmente, são diferentes da razão de criação do documento de arquivo.

Por exemplo, um professor universitário foi convidado para participar de uma conferência em um estado brasileiro, normalmente diríamos que o assunto do documento seria “Viagem para conferência ‘X’ ”, porém o assunto correto seria “Autorização de afastamento da universidade” e os documentos de arquivo formadores desse processo poderiam ser guardados para prestação de contas por parte do docente, logo a nossa tipologia seria: Autorização de afastamento da universidade para prestação de contas. Reparem que o documento nasceu com uma função e será mantido no arquivo por causa de outra totalmente diferente.

Mas, voltando à atividade: temos que fazer um relatório que responda aos questionamentos passados pelo professor:

- Quais as espécies documentais existentes no ACE?

- Quais as correspondentes funções de tais espécies?

- Quais os tipos documentais existentes no ACE?

- Relacione as séries documentais do arquivo do ACE com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das três idades.

- Sugira um plano de classificação para os documentos do ACE

- Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no ACE?

Para realizar essa atividade, identificamos três espécies documentais:

Estatuto do Centro Acadêmico

                                                            

 Conciliações Bancárias

Contas Telefônicas

Observação: As imagens são meramente ilustrativas.

ESPÉCIE DOCUMENTAL	FUNÇÃO	TIPOLOGIA	CICLO DE VIDA (Idades documentais)
Estatuto do Centro Acadêmico (CA)	Regular o funcionamento do CA	Estatuto do CA para regular o funcionamento	Permanente  (3ª Idade)
Conciliações Bancárias	Controle financeiro	Conciliações bancárias para controle financeiro	Intermediário  (2ª Idade)
Contas telefônicas	Comprovação de pagamentos	Contas telefônicas para comprovação de pagamentos	Intermediário  (2ª Idade)

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Fundo	Espécie Documental	Função
UnB	Estatuto do Centro Acadêmico (CA)	Regulação de funcionamento
UnB	Conciliações Bancárias	Controle financeiro
UnB	Contas telefônicas	Comprovação de pagamentos

Regulação de funcionamento: normas e regras que devem ser respeitadas pelos Centros Acadêmicos.

Controle financeiro: avaliação da condição financeira da instituição.

Comprovação de pagamento: resguardar a instituição contra medidas judiciais.

Por fim, para finalizarmos essa primeira atividade, é necessário sugerir ações que podem ser implementadas no ACE. A primeira sugestão é uma maior divulgação por parte dos colaboradores do arquivo. Os dois jornalistas do grupo tinham o papel de perguntarem aos discentes da UnB o que eles sabiam sobre o arquivo, as respostas demonstraram que a nossa comunidade acadêmica tem pouco conhecimento do papel e da importância do ACE. Outra sugestão é disponibilizarem um passo a passo do caminho que os documentos fizeram para chegar ao arquivo, pois é imprescindível termos uma noção do todo para, assim, entendermos a razão que fez determinado documento ser guardado, seja permanentemente ou transitoriamente. 

A importância da Arquivologia e dos tipos documentais na Universidade Federal do Oeste do Pará - UFOPA

Saber identificar a função que cada documento tem, torna-se uma atividade fundamental para as instituições.  Foi nesse intuito que a Universidade Federal do Oeste do Pará – UFOPA, criou uma cartilha voltada para os servidores, com orientações sobre os procedimentos básicos para os documentos produzidos e recebidos e quanto ao tratamento documental da instituição.

Uma iniciativa de grande importância não só para esta Universidade, mas para todas as outras do nosso país. Onde ajuda a destacar a importância da arquivologia na instituição e de orientar os servidores sobre os tipos documentais existentes na faculdade, sua definição e importância.

Nessa cartilha, consta todas as informações necessárias para se ter um controle eficaz dos documentos. Dentre eles: a classificação de documentos quanto ao gênero, a espécie, a tipologia, a natureza do assunto, a finalidade dos arquivos na UFOPA, o código de classificação de documentos, dentre outros.

Abaixo segue o link dessa cartilha.

http://www.ufopa.edu.br/arquivo/docdiv/2016/CARTILHADEGETODEDOCMENTOS.pdf

MCEbyte, uma lição aprendida?

Imagem disponível aqui

Olá pessoal, na nossa última aula (18/08) de Diplomática fomos desafiados a pensar num instrumento para organização do acervo de uma empresa. Refletimos, debatemos e não sabíamos muito bem por onde começar.

O conjunto de documentos era composto por notas fiscais, tabelas de preço, pedido de compras, fichas funcionais, folders demonstrativos e formas geométricas que não faziam muito sentido para nós. A nossa primeira ideia foi agrupar os documentos que tinham semelhanças. Inicialmente pareceu dar certo, mas alguns detalhes começaram a não se encaixar.

O professor fez uma pausa nas reflexões e começou a explicar alguns pontos, percebemos que era necessário conhecer o fundo antes de qualquer coisa. Ele se colocou como fonte de pesquisa e cada grupo podia fazer três perguntas. Nós da SOS perguntamos quem era o produtor de cada documento e qual o contexto daquele fundo.

Descobrimos que a documentação pertencia a uma empresa inovadora, a MCEbyte que teve as suas atividades encerradas e por achar que seria útil a sociedade doaram a um centro de memória.  E que mesmo a documentação estando no centro de memória a titularidade era MCEbyte e não do centro de memória.

As respostas nos direcionaram, mas ainda não explicavam as formas geométricas. De repente, começamos a montar um plano de classificação numérico, como aquele do Conarq  (para saber mais clique aqui)  e agrupamos os documentos. O professor interrompeu a aula e nos falou algumas coisas sobre a empresa, mas o que foi mais importante para nós dizia respeito as formas geométricas, elas eram uma doação do dono da MCEbyte.

Plano de classificação feito em sala de aula. Fonte: SOS Diplomática

No final de semana desenvolvemos um plano de classificação basicamente ligado as funções da organização, tendo como referencial a história que descobrimos daquele fundo e as atividades desenvolvidas pela empresa.

Classificação funcional- SOS Diplomática

Ao longo da semana e utilizando o  texto  Arquivos no Mundo dos Trabalhadores (aqui) como norteador das nossas atividades fomos montando com paciência nossos esquemas da classificação. Inicialmente nos preocupamos em fazer uma definição mínima dos tipos e a contextualização tipológica.

Análise diplomática mínima MCEbyte. SOS DiplomáticaFonte: Adaptado de CINEARQ (2010)

Contextualização Tipológica MCEbyte. SOS Diplomática
Fonte: adaptado de Lopez 2012, p. 25

Não se assuste, nas nossas investigações sobre a empresa descobrimos que as imagens impossíveis doadas pelo Diretor de Ilusão faziam parte do conjunto documental da MCEbyte pois faziam parte de funções desempenhadas pela organização, elas faziam parte da função Criação e inovação. E por último fizemos nosso Plano de Classificação, seguido das definições das funções para melhor entendimento. 

Plano de Classificação MCEbyte. SOS Diplomática
Fonte: adaptado de Lopez 1999, p. 117, 127-128.

Registro de Definição MCE Byte. SOS Diplomática
Fonte: adaptado de Lopez 1999, p. 121-125.

Aprendemos um pouco mais sobre classificação, esperamos que você tenha aproveitado a postagem. A principal lição que fica para a equipe do blog é conhecer o contexto do fundo que nos é apresentado, precisamos buscar informações e/ou registros mesmo que seja conversando/entrevistando alguém que tenha um conhecimento prévio sobre as atividades ali desenvolvidas. Percebemos também que separar documentos sem conhecer o contexto é algo muito arriscado e algumas informações podem nunca mais ser recuperadas. E só de posse de informações é que podemos aplicar instrumentos arquivísticos, como a classificação que falamos hoje. Tenha uma boa semana. Até a próxima nova descoberta.

Reproveitamento de estudos e agora?

Veio de outra Universidade ou fez intercâmbio? Aposto que você deseja loucamente ter o aproveitamento de estudos daquela disciplina a qual você teve de fazer 30 provas, 150 resenhas, ficou 240 horas sem dormir e o longo semestre inacabável. Nesse post, iremos falar sobre os documentos necessários para esse processo, que teve início no dia 21/08/2017 e vai até o dia 11/10/2017 para alunos de graduação.

Primeiro passo de todos:

O aluno deverá ter histórico escolar de graduação da instituição de origem, devidamente com assinatura e um carimbo, exceto se o documento tiver algum certificado digital que possa ser verificado. Mas porque ele deve ter uma assinatura e um carimbo? Para provar que o documento é autentico! Sem esses requisitos, seu histórico de matricula não irá passar de uma mera folha com informações e o SAA não vai aceita-lo. Caso o seu documento não tenha o certificado digital, assinatura e carimbo solicite ele para a sua instituição de origem o quanto antes.

Segundo passo:

Tenha as ementas de todas as disciplinas que deseja o reaproveitamento de estudos. As ementas irão provar como era o plano de ensino, atividades realizadas, objetivo ao ser acalçado no final da matéria entre outras informações. No caso de alunos que fizeram intercâmbio, é necessário que a ementa seja traduzida para nossa língua (português).

Terceiro passo

O SAA, irá entregar o formulário de solicitação de aproveitamento de estudos e você terá de preencher cada campo desse formulário até o item 3. Atualmente esse formulário é devolvido ao aluno após de digitalizado (escaneado) com o número de protocolo que é gerado via Sistema Eletrônico de Informações, o SEI. Importante, assim que entregarem esse formulário com o número de protocolo, peça que o disponibilize para você acompanhar o andamento do seu processo de reaproveitamento de estudos, isso graças  a nossa querida e amada Lei de Acesso à Informação <3.

Disponível em: http://www.saa.unb.br/images/stories/documentos/formularios/solicitacao_aproveitamento_estudos.pdf

Quarto passo:

Ufa, aqui não é mais contigo! O SAA irá digitalizar seu histórico escolar, ementas e o formulário e gerar um processo encaminhando para a sua faculdade. Esse processo após de encaminhado, irá ser aberto pelo coordenador do curso e ele atribuirá os professores para avaliarem as ementas e disciplinas. Esse processo pode ser rápido como demorar um pouco, mas fique calmo pois de acordo com o calendário do SAA esse semestre as coordenações tem até o dia 24 de novembro para devolver seu processo com o parecer favorável ou não do reaproveitamento de estudos. Após ter sido devolvido ao SAA, ele irá incluir seus preciosos créditos (UHUUUUUUL) e a disciplina correspondente no seu novo histórico escolar.

Viu, nem é tão complicado assim! Agora vamos recapitular os documentos que você vai precisar. Começando pelo histórico escolar de graduação, depois ementas das disciplinas e o formulário de reaproveitamento de estudos, essas tipologias documentais geraram mais um documento que foi o processo e fazem todos parte do mesmo assim como os outros documentos anexados ao longo dessa solicitação. Caso tenha alguma dúvida você pode acessar o site do SAA e buscar mais informações.

Até a próxima viagem documental!


Fontes: http://www.saa.unb.br/

O certificado de conclusão do ensino médio como documento de arquivo

Para entender melhor do que trata a Arquivologia e compreender a importância da disciplina de Diplomática e Tipologia Documental é necessário entender alguns conceitos.

Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística Arquivologia é a “Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.”. Aqui você vai conhecer um pouco mais da nossa área, e verá o quão indispensável ela é.

Para começar iremos falar um pouco sobre o conceito de documentos. O documento em si é apenas uma unidade de registro de informações, independente do suporte que ela esteja (papel, plástico, digital, etc.), já o documento de arquivo é aquele produzido ou recebido pelas instituições e que são guardados como prova de suas atividades.

Outro conceito muito importante e que irei introduzir é o conceito de proveniência e o conceito de produtor arquivístico.

Você deve estar se perguntando o que vem a ser tudo isso, ou o porquê da abordagem de todos esses conceitos.

Para um melhor entendimento vou utilizar como exemplo um dos documentos que você provavelmente utilizou para efetuar o seu registro na Universidade: o certificado de conclusão do ensino médio. Qual seria a proveniência desse documento? Quem seria o produtor arquivístico dele?

Modelo de certificado. Fonte: aqui

Você poderia pensar que a proveniência é a origem do documento, e que o produtor é quem fez esse documento. Logo as possíveis respostas seriam: a escola onde você estudou, a instituição onde foi elaborado o certificado, o Ministério da Educação, e inúmeras outras.

Infelizmente todas elas estariam erradas!

A proveniência é onde o documento nasce arquivisticamente, já o produtor arquivístico não é quem fez/emitiu o documento, mas sim quem precisa do documento e o guarda como prova. Logo, a proveniência e o produtor arquivístico é você. Isso mesmo! VOCÊ!

É você quem irá usar esse documento. É você, proprietário, quem irá guardar esse certificado como prova de que concluiu o ensino médio. É você quem irá guardar esse certificado para utilizá-lo como um dos requisitos básicos no momento da matrícula. A instituição de ensino apenas foi o emissor desse documento.

Você percebeu a diferença? Você conseguiu entender que sempre fazemos uso desses documentos sem perceber que eles tem uma função muito maior, uma função arquivística? A arquivologia está presente nas nossas vidas nos mínimos detalhes.

Fontes: http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf

Comprovante de registro acadêmico

Como vamos abordar ao longo deste semestre no blog assuntos sobre diplomática e tipologia documental em relação aos registros acadêmicos nas IES, trouxe dois documentos acerca desses registros. Na UnB ao terminar sua matrícula entregando a documentação solicitada você receberá um comprovante de registro, sendo que com ele você pode solicitar sua identidade estudantil e esse comprovante a substitui por trinta dias enquanto a sua identidade estudantil não chega. Nele também vai estar a senha que você vai precisar para entrar no matricula web e efetuar a matrícula nas disciplinas, e é claro o mais importante esse documento prova que você foi admitido na UnB!!!

Comprovante de registro UnB. Fonte:

http://diplomaticando.blogspot.com.br/2014/11/a-diplomatica-do-diploma-apresenta.html

O outro documento é um comprovante de matrícula da Fundação Universidade Federal de Rondônia (UNIR) que em seu edital de matrícula exige esse documento preenchido e que consta no item “o” desse edital

Comprovante de matrícula UNIR- Fonte: adaptado de

http://www.dirca.unir.br/downloads/3507_comprovante_de_entrega_da_documentacao_de_matricula_na_dirca___processo_seletivo.pdf

Esse documento também é uma prova em que a pessoa foi matriculada na UNIR, e serve como um atestado de matrícula desde que esteja carimbado e assinado por um representante legal da Diretoria de Registro e Controle Acadêmico (DIRCA). 

Assim, é possível perceber que a diplomática e tipologia estão em todos os lugares até onde menos se espera!