Mapeamento, a incrível maratona feita pelo documento!

Após a primeira visita ao Arquivo Central da UnB (ACE), foi designada a tarefa de realizar um mapeamento de uma atividade do mesmo. Isso mesmo, a nossa esquipe do S.O.S Diplomática que já estava de prontidão para mais uma missão foi mais uma vez ao resgate! Dessa vez a nossa estratégia de socorro foi ir novamente no ACE.

Por que fomos ao ACE de novo? Bem, um mapeamento de uma atividade não é algo tão simples como parece ser. É necessário conhecer mais sobre a instituição e fazer entrevistas para ter conhecimento do funcionamento e fluxo do documento. Ao chegar no ACE o salva guardas documental Eron nos recepcionou e trocou uma ideia sobre algumas atividades do arquivo. Após a conversa que foi bem produtiva, ele nos encaminhou para o arquivo intermediário para escolhermos uma tipologia documental para realizar o mapeamento. Lá a Arquivista guardiã Gláucia, nos deu uma aula sobre a tipologia escolhida que foi a Listagem de Eliminação de Documentos! 

A eliminação de documentos é uma ação que deve ser realizada cautelosamente, uma vez que os documentos produzidos pela UnB possuem caráter público. A eliminação irá ocorrer após uma avaliação dos documentos, onde serão identificados quais os documentos a serem eliminados, preservados e preservados por tempo ilimitado. Como a UnB é um órgão público ela deve seguir a Resolução do CONARQ nº 7, de 20/05/1997, art. 2º que trata sobre a eliminação de documentos.

O trâmite para que documentos sejam eliminados é o seguinte:

1. Avaliação pelo Arquivista, verificando se os documentos avaliados poderão ser eliminados, ou se deverão ser preservados. O Arquivista elaborará a Listagem de Eliminação de Documentos (Resolução do CONARQ nº 7, de 20/05/1997, art. 2º), indicando quais documentos já podem ser eliminados;
2. A Listagem de Eliminação de Documentos passará pela aprovação de uma Comissão de Avaliação de Documentos, que é um grupo de profissionais das áreas as quais os documentos se referem;
3. Após a aprovação da Comissão de Avaliação de Documentos, a Listagem será encaminhada para a Reitoria da UnB.
4. Uma vez aprovada a eliminação. a Listagem de Eliminação de Documentos será enviada para o Arquivo Nacional (Órgão máximo no que diz respeito a documentos arquivísticos), que autorizará a eliminação, reenviando a Listagem para o Arquivo Central;
5.  Com a eliminação autorizada pelo Arquivo Nacional, será publicado um Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que visa dar ciência a toda a comunidade de quais documentos serão eliminados;
6. Se, dentro do prazo definido pelo Edital ( de 30 a 45 dias - Resolução CONARQ nº 7, de 20/05/1997, art. 5º), em que o Edital for publicado ninguém se manifestar contra a eliminação dos documentos, poderá ser realizada a eliminação, sendo elaborado o Termo de Eliminação de Documentos.

Agora segue o fluxo do nosso mapeamento caros universitários desesperados!

Bem, este é o primeiro rascunho do mapeamento da listagem de eliminação com as informações que foram passadas a nossa equipe do S.O.S Diplomática. Para que seja definitivo é necessário reuniões e feedback do ACE, onde serão feitos ajustes caso necessários.

Até a próxima e segue o Bonde Documental!