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Você já nos conhece, sabe que falamos aqui sobre documentação de secretarias acadêmicas. Mas aposto que você não sabia que nós possuímos um fundo e mais ainda, que esse fundo é aberto.
Vamos entender melhor, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística um fundo é um conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Ou
seja, tudo aquilo que a SOS Diplomática produzir ao longo da sua atividade irá
compor o Fundo SOS.
Os fundos fechados são aqueles que não recebem mais
documentação por conta do encerramento da atividade desempenhada e os abertos
são aqueles que continuam recebendo documentação pois ainda são ativos. Sendo
assim, atualmente (setembro de 2017) o fundo SOS é considerado um fundo
aberto, pois estamos ativos e produzindo documentos. Quando a disciplina
Diplomática e Tipologia Documental for encerrada neste semestre (dezembro de
2017) infelizmente o fundo SOS será considerado fechado, pois não produziremos
mais nenhuma documentação.
Para você compreender melhor quem somos desenvolvemos um plano de classificação
tipológico com as funções, para que você possa compreender melhor nossa organização
e aprender um pouco mais sobre Arquivologia e Diplomática.
Este plano contém as funções que desempenhamos, a espécie
arquivística seguido pelo tipo documental (função mais espécie). Depois vocês
vão poder contar com a quantidade de documentos produzidos e a data em que
esses documentos foram produzidos.
Plano de Classificação
Fundo Aberto SOS Diplomática
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Função
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Espécie
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Tipo
Arquivístivo
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Nº
documentos
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Datas-limite
(#)
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Registro de comunicação
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Mensagem de texto
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Registro de comunicação de
mensagem de texto (simplificável para Registro de mensagem)
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520
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Ago17-Dez17
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E-mail
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Registro de comunicação de
e-mail. (Simplificável para Registro de e-mail)
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14
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Ago17-Ago17
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Áudio
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Registro de comunicação de
áudio. (Simplificável para Registro de áudio)
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9
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Ago17-Ago17
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Preparação das publicações
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Distribuição de tarefas
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Preparação das publicações
de distribuição de tarefas. (Simplificável por preparação de distribuição de
tarefas)
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4
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Ago17-Ago17
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Lista de tarefas
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Preparação das publicações
de lista de tarefas. (Simplificável por preparação de lista de tarefas)
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6
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Ago17-Ago17
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Rascunho de postagem
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Preparação das publicações
para criação de rascunho de postagem. (Simplificável por preparação de
rascunho de postagem)
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16
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Ago17-Ago17
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Controle de novos membros
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Ficha de cadastro de novos
membros
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Controle de novos membros
com criação de ficha de cadastro. (Simplificável por controle de ficha de
cadastro de novos membros)
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6
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Ago17-Ago17
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Convite grupo Wha´s App
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Controle de novos membros enviando convite
do grupo what's App para novos membros. (Simplificável para controle de novos
membros por convite de what's app)
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6
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Ago17-Ago17
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Convite lista de email
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Controle de novos membros
por convite de lista de email. (Convite de lista de email)
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6
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Ago17-Ago17
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Divulgação das informações
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Blog
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Divulgação das informações
por meio de Blog
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Ago 17 - Dez 17
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Controle de publicações
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Rascunho de verificação
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Rascunho de verificação
para controle de publicações
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16
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Ago 17 - Set 17
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Pré-postagem
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Pré-postagem para controle
de publicações
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8
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Ago 17 - Set 17
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Nota de julgamento
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Nota de julgamento para
controle de publicações
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16
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Ago 17 - Set 17
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Nota de
aprovação/reprovação
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Nota de aprovação
/reprovação para controle de publicações
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16
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Ago 17 - Set 17
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Coleta de informações
sobre “SAA”
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Entrevista
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Entrevista para coleta de
informações sobre “SAA”
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1
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Ago 17 - Ago17
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Coleta Informações sobre
“ACE”
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Minuta jornalistas
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Coleta de informações da
“ACE” por meio de entrevista dos jornalistas ao público externo
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2
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Ago 17 -Ago17
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Minuta Investigador
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Minuta de coleta do
investigador
|
1
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Ago 17 - Ago17
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Minuta observador
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Minuta de Coleta de
informações do observador
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Ago 17 - Ago17
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Agendamento de encontros
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Mensagem grupo
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Agendamento de encontros
mensagem em grupo
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20
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Ago17-Dez17
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Mensagem privada
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Agendamento de encontro
mensagem privada
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12
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Ago17-Dez17
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# [?] indica data suposta,
não referenciada e somente aproximada. O sinal de interrogação indica a
dúvida apenas quanto aos dados que o precedem, desde que dentro dos colchetes
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Plano de classificação Tipológico SOS Diplomática
Definições
das Funções
Registro de conversas: controle da informação gerada pelo grupo.
Preparação das publicações: responsável pela padronização das
postagens.
Divulgação das ´informações: publicação das postagens idealizadas
pelo grupo.
Controle de postagens: controle anterior ao que é divulgado pelo
SOS.
Controle de novos membros: registro de informações sobre os
componentes do grupo
Coleta de Informações: perguntas elaboradas para conhecermos o
nosso fundo documental
Coleta de Informações sobre “ACE”: perguntas realizadas para
análise do papel do Arquivo Central da UnB aos discentes e aos docentes do
campus
Agendamento de encontros: controle de encontros realizados pelo
grupo para desenvolvimento de atividades.
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Definição das funções
