Glossário SOS

Olá meus caros amigos!!

Como você sabe amanhã serão as apresentações das oficinas da disciplina de Diplomática e Tipologia Documental. E para você não se confundir e não se perder nos assuntos que serão abordados nós trouxemos um glossário com todos os termos e palavras que possam gerar algum tipo de dúvida.

Arquivista: Profissional de nível superior, com formação em Arquivologia ou experiência reconhecida pelo Estado. A formação em arquivologia habilita o profissional para planejar, gerenciar e disponibilizar os documentos e as informações arquivísticas em todas as instâncias e para qualquer pessoa estando apto para atuar tanto na gestão documental quanto na preservação da memória constituída pelos arquivos de caráter permanente.

Arquivo: 1- Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte (fundo). 2- Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. 3- Instalações onde funcionam arquivos(2). 4- Móvel destinado à guarda de documentos.

Arquivologia: Disciplina que estuda as funções do arquivo(2) e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos(1). Também chamada arquivística.

Arquivo Permanente: 1- Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 2- Arquivo(2) responsável pelo arquivo permanente(1). Também chamado arquivo histórico. É também a terceira idade do ciclo vital dos documentos.

Autenticidade: Diz respeito ao documento gerado e as características que o tornam autêntico, como por exemplo, carimbo, assinatura, marca d'água, datas, etc.

Diplomática: Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos.

Documento: Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.

Documento de arquivo: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação.

Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

Entidade custodiadora: Entidade responsável pela custódia e acesso a um acervo. Também chamada custodiador.

Entidade produtora: Entidade coletiva, pessoa ou família identificada como geradora de arquivo(1). Também chamada produtor. O produtor arquivístico (titular) é aquele que utiliza o documento e o guarda como prova de suas atividades.

Espécie documental: Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, certidão, decreto, edital, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.

Função arquivística: Um mesmo documento pode fazer parte de diversos fundos arquivísticos (arquivos), mas em cada um deles terá uma função diferente, isto é, a função de cada documento difere para cada produtor arquivístico. (Veja em Lopez, A. Identificação de tipologias documentais em acervos de trabalhadores, páginas 24-26.)

Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo. São os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.

Série: Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma seqüência de documentos relativos

a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto. É a designação dada às subdivisões de um fundo, que refletem a natureza de sua composição, seja ela estrutural, funcional ou por espécie documental, podendo ser divididas em subséries.

Tipo documental: Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.

Segundo Belloto (2006) o tipo documental é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que ela representa.

Tipologia: Segundo Lopez (2012) a tipologia documental é responsável por permitir a compreensão do documento identificado pela Diplomática (espécie) dentro da organicidade do arquivo, isto é, a junção da espécie com a função de uso para o titular do arquivo.

Segundo Belloto (2006) a tipologia documental é a ampliação da diplomática na direção da gênese documental e de sua contextualização nas atribuições, competências, funções e atividades da entidade geradora/acumuladora.

Veracidade: Diz respeito ao conteúdo informacional do documento. Se a informação é verdadeira ou falsa.

Referências bibliográficas:

ARQUIVO NACIONAL (Brasil) Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro, 2005. 232p., Publicações Técnicas, n. 51, ISBN: 85-7009-075-7. 

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: Tratamento documental. Rio de Janeiro, 4ª ed. FGV, 2006 p. 52, 57

DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996. (Biblioteca Archivística, 5). - CAP. 1

LOPEZ, A. Identificação de tipologias documentais em acervos de trabalhadores. In: MARQUES, Antonio José; STAMPA, Inez Tereznha Stampa. (Orgs.). Arquivos do mundo dos trabalhadores: coletânea do 2º Seminário Internacional. São Paulo; Rio de Janeiro: CUT; Arquivo Nacional, 2012, p. 15-31.

PAES, Marilena leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. rev. e ampl. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. p. 23-28