Olá pessoal!
Você sabe o que
é uma espécie? E uma série? Você sabe a diferença entre um arquivo e uma
coleção?
São essas e
outras perguntas que tentaremos responder.
Bem, mais uma
vez estamos aqui para aprender um pouco mais sobre Arquivologia e a disciplina
Diplomática e Tipologia Documental.
Hoje iremos
abordar alguns conceitos básicos que possuem algumas semelhanças e que podem
ser confundidos e gerar algumas dúvidas.
Então, qual a
diferença entre espécie e tipo?
Espécie
é “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nele contidas” (AAB/SP, 1996, p. 34). São exemplos de espécies
documentais ata, carta, decreto, disco, filme(2), folheto, fotografia, memorando,
ofício, planta, relatório.
Tipo é a
configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a
gerou. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)
Para melhorar o entendimento vou mostrar
abaixo uma tabela do GLOSSÁRIO DE ESPÉCIES/FORMATOS E TIPOS DOCUMENTAIS DA
UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO.
ESPÉCIES/FORMATOS DOCUMENTAIS DO
SAUSP
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TIPOS DOCUMENTAIS DO SAUSP
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ACORDO - Ajuste entre dois ou mais
interessados em torno de um objeto comum.
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ACORDO DE AÇÕES
JUDICIAIS
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AGENDA - Disposição dos assuntos a
serem tratados em uma reunião (Use PAUTA)
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AGENDA DE LICITAÇÃO
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AGENDA - Livro ou caderno com datas
registradas, impressas ou não,destinados a anotar compromissos, atividades,
despesas, etc.
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AGENDA DE CONSULTA
AGENDA DE ESPAÇO FÍSICO
AGENDA DE CHEFES,
COORDENADORES, DIRETORES,
PRESIDENTES, PROCURADORES,
PRO-REITORES,
REITOR
AGENDA DE RESERVAS DE
INSTALAÇÕES
AGENDA DIÁRIA
AGENDA MENSAL
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E a diferença entre série e
tipo?
Série é a junção de documentos correspondentes
à mesma atividade. Ou seja, quando se tem vários documentos da mesma espécie
com funções diferentes tem-se várias séries. Logo, a Série é igual a Função
(atividade) mais a Espécie.
Tipo Documental é a configuração que assume uma
espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Também é uma divisão
de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no
que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do
registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes,
decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos.
E então qual é a diferença entre arquivo e
coleção?
Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística,
arquivo é:
- “Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas
atividades, independentemente da natureza do suporte.”
- “Instituição
ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação
e o acesso(1) a documentos.”
Segundo o Dicionário Michaelis coleção é: Conjunto
de coisas da mesma natureza, reunidas para fins de estudo, comparação ou
exposição, ou apenas pelo desejo e prazer de colecioná-las: Meu tio tem uma
coleção de quadros de valor inestimável. (http://michaelis.uol.com.br/moderno-portugues/busca/portugues-brasileiro/cole%C3%A7%C3%A3o/)
E você já parou pra pensar sobre
classificação e plano de classificação?
São termos que parecem ser a mesma coisa,
mas não são.
A classificação é a atividade de
organizar, reunir, agrupar e atribuir rótulos ou classes semelhantes.
A
classificação vem desde os primórdios. Para você entender melhor pense no reino
animal que é classificado de acordo com suas características, por exemplo,
mamíferos, anfíbios, répteis, aves e peixes.
Na
Arquivologia não é diferente.
É
preciso separar os documentos conforme sua semelhança, mas não apenas isso é
preciso entendê-los como documentos oriundos de uma atividade ou função para a
instituição, ou seja, é preciso entendê-los como orgânicos para poder fazer
essa separação.
Segundo o dicionário de terminologia
arquivística a classificação é a “sequência
de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades
da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo”.
É
nesse momento que entra em ação o plano de classificação.
O plano de classificação é o instrumento
utilizado para distribuir os documentos em classes. É nele que devem estar
separadas e hierarquizadas as funções e sub-funções. Ele é elaborado a partir
do estudo das estruturas e funções da organização.
Por
último, iremos falar de um assunto que já foi abordado em um dos nossos posts: autenticidade e veracidade. Para saber mais Clique aqui.
A autenticidade diz respeito ao documento
gerado e as características que o tornam autêntico, como por exemplo, um
carimbo em um documento, uma assinatura, o tipo de papel, marcas d’água, dentre
outros aspectos.
Já a veracidade diz respeito ao conteúdo
do documento, isto é, se a informação que consta no documento é verdadeira ou
falsa.
É importante saber que o documento ser
provido de autenticidade não necessariamente o fará provido de veracidade, o
que significa dizer que um documento pode ter todas as características de ser
considerado autêntico, mas pode conter uma informação falsa e não ser verídico.
Também pode ocorrer o inverso, o documento pode ter todas as informações de
forma correta e não ser autêntico.
Bom, espero que tenham gostado de aprender
um pouco mais sobre os conceitos que giram em torno dessa disciplina, pois o
conhecimento desta cada dia mais se faz indispensável à área arquivística.
Até a próxima!
