Diversidade de funções documentais

Na Universidade de Brasília (UnB), o registro de matrícula, ou seja, o ingresso do aluno na universidade ocorre com a entrega da documentação exigida na Secretaria de Administração (SAA); mas, afinal, o que é o registro? Registro é a confirmação de que os aprovados nos processos seletivos são, agora, discentes da instituição.

Para se concretizar o registro, é necessária a entrega de uma vasta documentação: carteira de identidade, certificado de conclusão do ensino médio, certificado de reservista, título de eleitor e CPF, por exemplo.

Dessa forma, é interessante notar que espécies documentais (com uma determinada função para nós) terão uma nova função e, consequentemente, um novo valor para a instituição mantenedora, visto que servirão para confirmar que o aprovado efetivamente está vinculado à UnB.

Diante de várias funções, qual função devo colocar no meu plano de classificação? Apesar da diversidade, o documento sempre terá uma única função, melhor dizendo, embora haja várias funções associadas a ele, o documento será guardado pela instituição com base em apenas uma função. Mas qual função? Aquela que, para a instituição, o documento ajude a provar sua atividade, pois, como sabemos, o documento de arquivo é fruto da atividade que o gerou e é dotado de organicidade, isto é, estabelece uma ligação com outros documentos baseado na função das atividades do titular.

O que fazem as Secretarias Acadêmicas?

Cada Instituição de Ensino Superior (IES) tem a sua Secretaria Acadêmica, não necessariamente com esse nome, mas com as funções de uma. Mas afinal, o que algumas IES consideram função das Secretarias? Alguns exemplos são:

1)      O Instituto Federal do Paraná (IFPR) considera que “a Secretaria Acadêmica é o órgão que operacionaliza todas as atividades ligadas à vida acadêmica do aluno, desde seu ingresso em um dos cursos do IFPR até sua conclusão/colação de grau e expedição do Diploma.        

2)      Na Universidade Estadual do Norte Fluminense (UENF) consta que “a Secretaria Acadêmica controla e organiza diversos aspectos da vida dos alunos de graduação e pós-graduação. Dentre os serviços desenvolvidos estão: matrícula inicial, manutenção dos registros acadêmicos, elaboração do calendário acadêmico, lançamento de notas e conceitos, emissão de históricos e extratos, programas de disciplinas, certificados de conclusão de curso, confecção e emissão de diplomas, inscrições no ENADE e editais de transferência, além de levantamentos estatísticos para Reitoria, Governo do Estado do Rio de Janeiro e MEC. ”

3)      A Fundação Universidade Federal do Mato Grosso do Sul (UFMS) considera “a unidade responsável pela orientação acompanhamento e execução das atividades de controle escolar nas Unidades da Administração Setorial, bem como de apoio à administração acadêmica. ”

Como puderam notar, mudam-se os locais, os nomes, mas a função principal segue a mesma, trabalhar em conjunto com o Arquivo da Instituição para garantir a sequência dos seus  estudantes nos respectivos cursos.

Fontes:paranagua.ifpr.edu.br/wp-content/uploads/.../MANUAL-DA-SECRETARIA-PGUA.pdf

uenf.br/reitoria/secacad/

https://cchs.ufms.br/administracao/secretaria-academica/

A secretaria acadêmica na vida dos estudantes

Sabe aquele lugar onde você chegou meio perdido e entregou um monte de documentos quando ingressou na universidade? Esse cantinho é a secretaria acadêmica, toda universidade possui uma, ela é responsável pelas rotinas acadêmicas de todos os alunos (graduação, pós-graduação e extensão), registro de novos alunos e expedição de diplomas são algumas de suas atribuições.

Aqui na Universidade Brasília, nós chamamos o setor responsável por cuidar da expedição dos documentos dos discentes de Secretaria de Administração Acadêmica ou apenas SAA. Mas em cada universidade ela pode possuir uma nomenclatura diferente, na USP por exemplo é Secretaria Geral da Universidade de São Paulo. O que importa são as atividades desenvolvidas pelo setor, independentemente do nome adotado.  

Eu até imagino o que você está se perguntando, eu também já tive essa dúvida, você acha que as carteirinhas que usamos na UnB e que são confeccionadas por uma prestadora de serviços não são de responsabilidade da Secretaria, certo? Deixa eu te desafiar, que tal olhar mais atentamente a sua carteirinha.

Carteirinha UnB frente - Fonte: a autora

Observe que antes do seu nome e abaixo do “Universidade de Brasília’’ a Secretaria está presente, assim como no verso onde também há o nome e assinatura do atual Secretário-Geral.  O mesmo ocorre com declarações de aluno regular, históricos e diplomas.

Carteirinha UnB verso- Fonte: a autora

Desta pequena observação sobre a Secretaria Acadêmica, somos capazes de perceber a importância que elas têm para o aluno no decorrer da vida acadêmica. Elas estão presentes do momento em que o aluno ingressa na universidade até o último ato que é o recebimento do diploma depois de cumprido todos os requisitos do curso. 

Saiba mais:
http://www.saa.unb.br/
http://www.usp.br/secretaria/

Quem Somos

Somos alunos do 5º período do curso de Arquivologia da Universidade de Brasília. Nossa caminhada até aqui não foi das mais fáceis, nos aterrorizam desde o primeiro semestre com histórias, ou seriam estórias? Sobre uma tão temida disciplina a famosa Diplomática e Tipologia, mas olha era tudo mentira, nós estamos nos divertindo muito.

O nosso primeiro dia juntos foi uma confusão, o professor fez uma mistura, misturou tanto que tinha galera do fundão com a galera da frente, gente que nem se conhecia e agora tinha que se tornar amigo. E foi desse liquidificador de gente que nós surgimos. Somos uma mistura bem-humorada que se propõe semanalmente a estar aqui com você e compartilhar ideias, curiosidades e temas relacionados a Arquivologia e a Diplomática documental.

Já sei que você se assustou com essa informação aí de cima, mas como diz uma das nossas integrantes “num se avexe não’’, tudo tem dado muito certo e temos certeza que teremos boas histórias para compartilhar. 

Façam parte dessa caminhada, interajam, postem dúvidas e sugestões, estamos aqui prontos para atendê-los e nos esforçando ao máximo para proporcionar informação de qualidade. Sejam bem vindos. 

Saudações caros Universitários Desesperados!

Ônibus Universidade de Brasília. Murilo Abreu/UnB Agência

Quem sentiu aquele friozinho na barriga, aquela alegria inexplicável e viu o seu nome na lista de aprovados de alguma universidade federal sabe bem o que é se deparar com um mundo novo, cheio de descobertas, alegrias e principalmente muitas responsabilidades. E foi pensando nessas responsabilidades que nós decidimos unir forças para falar um pouco sobre a documentação das secretarias acadêmicas das instituições federais.

Nós não prometemos uma viagem para marte, nem mesmo para o espaço, mas quem sabe nós possamos fazer você experimentar a sensação de algo novos. Venha conosco nessa fascinante viagem ao descobrimento do extraordinário mundo da Diplomática e Tipologia documental.

Queremos aqui compartilhar conhecimento e experiências. Podendo assim, dividir e multiplicar aprendizado a cada postagem. Desconfiamos que a vida do nosso caro leitor é agitada (assim como a nossa) e nem sempre você poderá comparecer ao nosso espaço. E foi pensando nisso que resolvemos marcar o nosso encontro sempre para as quintas à tarde. Prometemos não nos atrasar, pois entendemos bem como um atraso atrapalha nossa rotina.

Eu falei, falei... E ainda não disse quem está por traz deste blog. Bem, somos um grupo de estudantes de Arquivologia da Universidade de Brasília, somos compostos por sete integrantes que sempre se esforçarão para estar com você, caro leitor. Somos duas Alines (a Amorim e a Cardoso), uma Isabella e temos os rapazes Alexandre, Hugo, Josué e Yago. É um prazer receber você no nosso espaço, seja bem vindo. Aguardamos você na próxima semana com novidades. Já adianto que vamos falar sobre um tal MceByte.