Diferenciando conceitos

Olá pessoal!

Você sabe o que é uma espécie? E uma série? Você sabe a diferença entre um arquivo e uma coleção?

São essas e outras perguntas que tentaremos responder.

Bem, mais uma vez estamos aqui para aprender um pouco mais sobre Arquivologia e a disciplina Diplomática e Tipologia Documental.

Hoje iremos abordar alguns conceitos básicos que possuem algumas semelhanças e que podem ser confundidos e gerar algumas dúvidas.

Então, qual a diferença entre espécie e tipo?

       Espécie é “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” (AAB/SP, 1996, p. 34). São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme(2), folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.

      Tipo é a configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)

     Para melhorar o entendimento vou mostrar abaixo uma tabela do GLOSSÁRIO DE ESPÉCIES/FORMATOS E TIPOS DOCUMENTAIS DA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. 

ESPÉCIES/FORMATOS DOCUMENTAIS DO SAUSP	TIPOS DOCUMENTAIS DO SAUSP
ACORDO - Ajuste entre dois ou mais interessados em torno de um objeto comum.	ACORDO DE AÇÕES JUDICIAIS
AGENDA - Disposição dos assuntos a serem tratados em uma reunião (Use PAUTA)	AGENDA DE LICITAÇÃO
AGENDA - Livro ou caderno com datas registradas, impressas ou não,destinados a anotar compromissos, atividades, despesas, etc.	AGENDA DE CONSULTA AGENDA DE ESPAÇO FÍSICO AGENDA DE CHEFES, COORDENADORES, DIRETORES, PRESIDENTES, PROCURADORES, PRO-REITORES, REITOR AGENDA DE RESERVAS DE INSTALAÇÕES AGENDA DIÁRIA AGENDA MENSAL

Fonte: http://sites.usp.br/arquivogeral/wp-content/uploads/sites/39/2015/02/glossario1.pdf.

       E a diferença entre série e tipo?

      Série é a junção de documentos correspondentes à mesma atividade. Ou seja, quando se tem vários documentos da mesma espécie com funções diferentes tem-se várias séries. Logo, a Série é igual a Função (atividade) mais a Espécie.

     Tipo Documental é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Também é uma divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos.

     E então qual é a diferença entre arquivo e coleção?

     Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, arquivo é:

   - “Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.”

   - “Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso(1) a documentos.”

    Segundo o Dicionário Michaelis coleção é: Conjunto de coisas da mesma natureza, reunidas para fins de estudo, comparação ou exposição, ou apenas pelo desejo e prazer de colecioná-las: Meu tio tem uma coleção de quadros de valor inestimável. (http://michaelis.uol.com.br/moderno-portugues/busca/portugues-brasileiro/cole%C3%A7%C3%A3o/)

     E você já parou pra pensar sobre classificação e plano de classificação?

     São termos que parecem ser a mesma coisa, mas não são.

     A classificação é a atividade de organizar, reunir, agrupar e atribuir rótulos ou classes semelhantes.

     A classificação vem desde os primórdios. Para você entender melhor pense no reino animal que é classificado de acordo com suas características, por exemplo, mamíferos, anfíbios, répteis, aves e peixes.

     Na Arquivologia não é diferente.

     É preciso separar os documentos conforme sua semelhança, mas não apenas isso é preciso entendê-los como documentos oriundos de uma atividade ou função para a instituição, ou seja, é preciso entendê-los como orgânicos para poder fazer essa separação.

     Segundo o dicionário de terminologia arquivística a classificação é a “sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo”.

     É nesse momento que entra em ação o plano de classificação.

     O plano de classificação é o instrumento utilizado para distribuir os documentos em classes. É nele que devem estar separadas e hierarquizadas as funções e sub-funções. Ele é elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da organização.

     Por último, iremos falar de um assunto que já foi abordado em um dos nossos posts: autenticidade e veracidade. Para saber mais Clique aqui.

     A autenticidade diz respeito ao documento gerado e as características que o tornam autêntico, como por exemplo, um carimbo em um documento, uma assinatura, o tipo de papel, marcas d’água, dentre outros aspectos.

     Já a veracidade diz respeito ao conteúdo do documento, isto é, se a informação que consta no documento é verdadeira ou falsa.

     É importante saber que o documento ser provido de autenticidade não necessariamente o fará provido de veracidade, o que significa dizer que um documento pode ter todas as características de ser considerado autêntico, mas pode conter uma informação falsa e não ser verídico. Também pode ocorrer o inverso, o documento pode ter todas as informações de forma correta e não ser autêntico.

     Bom, espero que tenham gostado de aprender um pouco mais sobre os conceitos que giram em torno dessa disciplina, pois o conhecimento desta cada dia mais se faz indispensável à área arquivística.

            Até a próxima!